Tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DICRÉDITO/SOLUCIONES BPO SAS

La sociedad DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S, sociedad domiciliada en la ciudad de Medellín, identificada con Nit. 900.708.784-0, comprometida con la seguridad de los datos personales de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, a través del presente documento establece las reglas en materia de protección de datos personales en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de los datos personales.

MARCO LEGAL

A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. está plenamente comprometida y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
Ley Estatutaria 1266 de 2008
Ley 1273 de 2009
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decreto 1074 de 2015
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

OBJETIVO

El objetivo de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales es detallar los lineamientos que DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S tiene en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares así como los procedimientos que se deben llevar a cabo para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales por parte del Titular.

En DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S se recopilan y manejan los Datos Personales de terceros que autoricen de manera voluntaria, previa y expresa dicha recopilación con el fin de llevar a cabo las actividades propias de su objeto social y con el fin de mantener un contacto directo y asertivo con los Titulares. Estos datos personales nunca serán usados para fines ilícitos o de cualquier forma que tenga como fin perjudicar los intereses de los Titulares.

DEFINICIONES:

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., ya sea directa o indirectamente.
Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

DATOS PERSONALES INCLUÍDOS EN LA BASE DE DATOS

Los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S en desarrollo de su objeto social, e incluidos en su Base de Datos son los siguientes: i. Tipo de documento de identidad; ii. Número de documento de identidad; iii. Nombres y Apellidos; iv. Dirección; v. Teléfono(s); vi. Correo electrónico; vii. Ciudad; viii. Departamento y ix País.

Tendrán acceso a las Bases de Datos de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. sus empleados en ejercicio de sus funciones y para el fin para el que fue recopilada, o para los casos en los que la ley expresamente lo autorice.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Además de los derechos contenidos en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos personales podrán realizar quejas, reclamos, consultas, suprimir datos, agregar o modificar los ya existentes. Así mismo, tendrán derecho a aceptar o negar que sus datos personales sean incluidos en las Bases de Datos de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. Estos derechos podrán ser ejercidos a través de las formas indicadas en el presente documento, o por los procedimientos establecidos en el marco legal referido.

DATOS SENSIBLES

Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. podrá hacer uso del tratamiento de los datos catalogados como sensibles en caso en el que el Titular haya dado su autorización de manera explícita de manera personal o por medio de su representante legal, o en cualquier de los eventos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y en todo caso en los casos expresamente permitidos por la ley.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y únicamente serán tratados en aquellos y en la forma que la ley lo autorice.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. informa que es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de sus datos personales y la de los demás.

Por políticas de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., no se solicitará ni se recolectará en las Bases de Datos de clientes que se manejen, datos personales de menores de edad con el fin de no vulnerar los derechos fundamentales con los que estos se encuentran protegidos.

FINALIDADES:

Las siguientes son las principales finalidades con las que DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal:

Clientes y/o usuarios

Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
Recibir información por parte de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros;
Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S

Proveedores y aliados

La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la compañía.
Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S.
Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.

Aspirantes y colaboradores

La información que DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la compañía es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización. Entre las cuales resaltamos las siguientes:

Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.

Tratándose de excolaboradores, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

Accionistas

La información y los datos personales de los accionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:

Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.

Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones

Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing que labora al servicio del DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S y de los visitantes que ingresen a las instalaciones de la compañía.
Controlar e identificar el acceso a las sedes de la compañía.
Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de las instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

ROL DE DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S.EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de los datos tendrá dentro de sus principales responsabilidades todas las dispuestas en la ley 1581 de 2012, entre las cuales se destacan las siguientes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio; además de las directrices impartidas por la Superintendencia Financiera en coherencia con la operación que desarrolla DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. paras las empresas vigiladas por esta entidad.

AUTORIZACIÓN POR PARTE DEL TITULAR

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de Datos Personales por parte de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo y expreso por parte del Titular, el cual se realiza mediante la firma del documento de Aceptación para el Tratamiento de Datos Personales que será suministrado básicamente, o a través de formularios web que deberán ser expresamente aceptados por el Titular, o a través de cualquier otro medio permitido de acuerdo con la ley 1581 de 2012.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S.se reserva el derecho de eliminar los Datos Personales en cualquier tiempo y sin necesidad de autorización por parte del Titular.

ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El área Responsable del Tratamiento de datos personales, será el área de operaciones de DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., la cual se encargará de realizar el tratamiento interno de los Datos Personales y de garantizar respuestas eficientes a consultas, quejas reclamos solicitadas por los Titulares de los derechos.

RECLAMOS O PETICIONES RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Titular podrá realizar –de manera gratuita- quejas o peticiones relacionadas con el tratamiento de sus datos, ante el Área Responsable del Tratamiento de datos personales, en la línea, al teléfono fijo de la oficina: (+57604) XXXX o escribiendo al correo electrónico: contacto@dicredito.com.co en caso de que considere que los datos personales contenidos en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta que podría llegar a darse un incumpliendo de los deberes consagrados en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

TRAMITE PARA PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para quejas o reclamos de los Titulares de datos personales, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. tendrá los siguientes plazos:

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Cuando el reclamo esté completo, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El Titular de los Datos Personales podrá revocar en cualquier momento, el consentimiento sobre el uso de sus datos personales inicialmente conferido a DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Dicha revocatoria se podrá realizar ante el área responsable del Tratamiento de Datos Personales, dándosele trámite prioritario a estos casos.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. adoptará todas las medidas de seguridad establecidas por la ley, así como también velará por la implementación de una cultura de control, monitoreo y mejoramiento continuo en materia de las mejores prácticas en lo referente a la seguridad de la información para salvaguardar los datos personales de los clientes.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Eventualmente DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.

En virtud de esta relación de intercambio, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad.

En aras de proteger la información, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

RELACIONAMIENTO CON TERCEROS Y/O ENCARGADOS:

En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.

En atención a lo anterior, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.

En este sentido, DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S. podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus Bases de Datos, como confidencial.

DICRÉDITO/SOLUCIONES B.P.O S.A.S., no realizará el registro de sus bases de datos ente el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), pues de acuerdo con la normatividad que se encuentra vigente no está obligada a hacerlo.

El RNBD es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, toda vez que es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Las palabras con mayúscula el inicio utilizadas a lo largo del presente documento, tendrán el sentido definido en él, y a falta de indicación expresa, el sentido dado por la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias

VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.

9 de Julio de 2024.